Privacyverklaring
I. Algemeen
1.1 Heylen Exclusief, onderdeel van Heylen Vastgoed BV, met zetel gevestigd te 2200 Herentals, Grote Markt 10, met ondernemingsnummer 0751.696.946, hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wil Heylen Vastgoed BV heldere en transparante informatie geven over welke persoonsgegevens zij verzamelt en hoe zij omgaat met deze persoonsgegevens.
1.2 Heylen Vastgoed BV kwalificeert als een verwerkingsverantwoordelijke met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Heylen Vastgoed BV verbindt er zich dan ook toe de verkregen persoonsgegevens te verwerken in overeenstemming met de bepalingen van de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (hierna: “Algemene Verordening Gegevensbescherming” of afgekort: “AVG”) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.
1.3 Aangezien Heylen Vastgoed BV beelden vastlegt van eenieder die de vestiging(en) van Heylen Vastgoed BV betreedt via het gebruik van bewakingscamera’s, verbindt Heylen Vastgoed BV zich – als verwerkingsverantwoordelijke – tevens ten allen tijde de Wet van 21 maart 2007 tot regeling van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera’s (Camerawet) na te leven alsook de bijhorende Koninklijke Besluiten (Koninklijk Besluit van 8 mei 2018 betreffende de aangiften van de plaatsing en het gebruik van bewakingscamera’s en betreffende het register van de beeldverwerkingsactiviteiten van bewakingscamera’s; Koninklijk Besluit van 10 februari 2008 tot vaststelling van de wijze waarop wordt aangegeven dat er camerabewaking plaatsvindt.
1.4 Doordat Heylen Vastgoed BV uw persoonsgegevens verwerkt, kwalificeert u als “betrokkene” in de zin van artikel 4.1) van de AVG.
II. Hoe verkrijgt Heylen Vastgoed BV uw persoonsgegevens?
2.1 Uw persoonsgegevens kunnen door Heylen Vastgoed BV op de volgende manieren worden verkregen en verzameld:
- indien u beroep wenst te doen op Heylen Vastgoed om een verkoop te bemiddelen;
- indien u beroep wenst te doen op Heylen Vastgoed om een verhuur te bemiddelen;
- in alle andere gevallen wanneer u als natuurlijke persoon een rechtstreekse overeenkomst sluit met Heylen Vastgoed;
- indien u contact neemt met Heylen Vastgoed via het online contactformulier dat geraadpleegd en ingevuld kan worden op de website www.heylenvastgoed.be/nl/over-ons/contact;
- indien u contact neemt met Heylen Vastgoed per e-mail aan info@heylenvastgoed.be of per brief op één van de vestigingsadressen van Heylen Vastgoed;
- via cookies die geplaatst worden op de website www.heylenvastgoed.be indien u hier uitdrukkelijk mee akkoord gaat (raadpleeg het cookiebeleid van Heylen Vastgoed via www.heylenvastgoed.be/nl/cookies;
- bij contacten met externe dienstverleners (bv. contactpersonen bij: sociaal secretariaat, IT-dienstverleners, marketingonderneming, energiedeskundigen, keuringsorganismen, asbestdeskundigen, landmeters, fotografen enz.) in het kader van te verlenen diensten;
- bij contacten met notarissen, overheden (bv. contactpersonen, medewerkers enz.);
- indien u fungeert als kandidaat-koper of kandidaat-huurder in het kader van de uitvoering van een bemiddelingsopdracht door Heylen Vastgoed op verzoek van een klant van Heylen Vastgoed;
- via klanten van Heylen Vastgoed bij de totstandkoming en/of uitvoering van de overeenkomst tot het verstrekken van diensten door Heylen Vastgoed op verzoek van de klant.
- via sollicitanten in het kader van aanwervingsprocedures.
III. Voor welke doeleinden verwerkt Heylen Vastgoed BV uw persoonsgegevens?
3.1 Heylen Vastgoed verwerkt uw persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met het doel waarvoor deze persoonsgegevens aan Heylen Vastgoed zijn verstrekt. Deze doeleinden worden hieronder beschreven:
- voor het verlenen en uitvoeren van haar diensten;
- voor het versturen van communicatie van algemeen dan wel van individueel belang voor prospecten of voor klanten (beantwoorden van informatieve/concrete vragen, opstellen van offertes, dossieropvolging, klantenbegeleiding, facturatie, invorderingsdossiers…);
- voor het versturen van aankondigingen en/of berichten met betrekking tot de onderneming van Heylen Vastgoed (bv. nieuwsbrieven);
- voor het versturen van gerichte informatie/advertenties met betrekking tot het aanbod (eigendommen, panden, gronden,…) van Heylen Vastgoed voor zover de ontvanger van deze informatie zich heeft ingeschreven om dergelijke nieuwsbrieven te ontvangen op grond van de meegedeelde voorkeuren;
- voor de evaluatie en optimalisering van de website www.heylenvastgoed.be en voor het aanbieden van gerichte advertenties op de website indien de bezoeker van de website hiermee heeft toegestemd (commerciële opvolging);
- voor het versturen van commerciële nieuwsbrieven naar bestaande klanten van Heylen Vastgoed;
- voor het adverteren en afficheren van onroerende goederen, gronden enz. via verschillende communicatiemiddelen (op de website www.heylenvastgoed.be, op portaalsites van derde partners waarmee Heylen Vastgoed samenwerkt, op sociale mediakanalen van Heylen Vastgoed (Facebook en Instagram);
- voor de uitvoering van samenwerkingen (bv. bemiddelingsopdrachten en andere contractuele relaties) die Heylen Vastgoed heeft gesloten in het kader van haar activiteiten als vastgoedmakelaar;
- voor het bestrijden van witwassen van geld en financiering van terrorisme.
- voor het waarborgen van de veiligheid en gezondheid van haar werknemers, medewerkers en derden die de vestiging(en) van Heylen Vastgoed BV betreden;
- voor de bescherming van de goederen van de onderneming van Heylen Vastgoed BV;
- voor de aanwerving van personeel.
IV. Op basis van welke rechtsgronden verwerkt Heylen Vastgoed BV uw persoonsgegevens en wat is de duur van de verwerking?
4.1 Persoonsgegevens worden door Heylen Vastgoed BV verzameld en verwerkt op basis van verschillende rechtsgronden.
4.1.1 Noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst
De verwerking van persoonsgegevens gebeurt omwille van het noodzakelijke karakter voor de uitvoering van de overeenkomst tussen Heylen Vastgoed BV en de betrokken klanten, opdrachtgevers, dienstverleners of andere betrokken contractspartijen.
De persoonsgegevens die naar aanleiding hiervan verkregen worden door Heylen Vastgoed BV worden bewaard gedurende de duurtijd van de samenwerking. Na afloop van de samenwerking worden de persoonsgegevens bewaard gedurende de periode waarvan één van beide contractspartijen een vordering in rechte kan instellen jegens de andere uit hoofde van de gesloten overeenkomst (zijnde maximum 10 jaar) dan wel gedurende de periode waarin Heylen Vastgoed BV de verplichting heeft om de persoonsgegevens om boekhoudkundige redenen bij te houden (zijnde maximum 7 jaar). Heylen Vastgoed BV verbindt er zich evenwel toe om – na afloop van de overeenkomst – enkel die persoonsgegevens te bewaren die noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan voormelde bewaardoeleinden (principe van “minimale gegevensverwerking” volgens artikel 5.1, sub c) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Indien één der partijen een rechtsvordering heeft ingesteld, worden de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de eis en het verweer aangaande de ingestelde rechtsvordering, bewaard tot op het moment dat er een gerechtelijke uitspraak is tussengekomen die in kracht van gewijsde is gegaan.
4.1.2 De persoonsgegeven worden verwerkt op basis van toestemming
In bepaalde specifieke gevallen zal Heylen Vastgoed BV persoonsgegevens verwerken op basis van uw voorafgaande uitdrukkelijke toestemming. Dit is bijvoorbeeld in de volgende gevallen:
- u heeft kennis genomen van de melding (via pictogram) voor de ingang dat er bij het betreden van de betrokken vestiging van Heylen Vastgoed BV beelden vastgelegd worden via camerabewaking voor het waarborgen van de veiligheid en gezondheid van haar werknemers, medewerkers en derden die de vestiging(en) van Heylen Vastgoed BV betreden en voor de bescherming van de goederen van de onderneming van Heylen Vastgoed BV en u heeft met deze specifieke verwerkingsactiviteit ingestemd door effectief toegang te nemen tot de betrokken vestiging van Heylen Vastgoed BV;
- u heeft een gratis schatting aangevraagd op de website www.heylenvastgoed.be;
- u wenst op de hoogte te worden gehouden van aanbiedingen van Heylen Vastgoed BV op basis van uw specifieke zoekopdracht die u heeft verzonden aan Heylen Vastgoed BV op de website www.heylenvastgoed.be;
- u heeft Heylen Vastgoed BV gecontacteerd via het contactformulier op de website www.heylenvastgoed.be dan wel via e-mail aan het adres info@heylenvastgoed.be of op een ander e-mailadres van Heylen Vastgoed BV;
- u heeft zich ingeschreven voor de nieuwsbrief van Heylen Vastgoed BV;
- u heeft foto’s aangeleverd met betrekking tot de woning die Heylen Vastgoed BV mag aanwenden voor het adverteren van de woning op de meegedeelde communicatiekanalen.
De verwerking gebeurt in dit geval tot het moment dat de toestemming wordt ingetrokken, dan wel tot wanneer de verwerking redelijkerwijze geacht kan worden niet langer noodzakelijk te zijn voor het doeleinde of doeleinden waarvoor uw persoonsgegevens worden verwerkt.
4.1.3 Noodzakelijk voor het naleven van wettelijke verplichtingen in hoofde van Heylen Vastgoed
De verwerking van persoonsgegevens gebeurt ook om te voldoen aan wettelijke verplichtingen die op Heylen Vastgoed BV rusten, zoals onder meer fiscale verplichtingen (bv. verwerking van persoonsgegevens voor facturatiedoeleinden, jaarlijkse klantenlisting, btw-aangifte, verplichtingen inzake de strijd tegen witwassen van geld en financiering van terrorisme, deontologische verplichtingen uit hoofde van de BIV-plichtenleer, enz.
Heylen Vastgoed BV verbindt er zich evenwel toe om enkel die persoonsgegevens te bewaren die noodzakelijk zijn om te kunnen voldoen aan de bewaardoeleinden op grond van de vigerende wetgeving (principe van “minimale gegevensverwerking” volgens artikel 5.1, sub c) van de Algemene Verordening Gegevensbescherming).
4.1.4 Noodzakelijk voor het gerechtvaardigd belang van Heylen Vastgoed BV
Tot slot worden de persoonsgegevens ook verwerkt vanuit het gerechtvaardigd belang van Heylen Vastgoed BV zoals bijvoorbeeld het aankondigen van berichten in het kader van het onderhoud van de klantenrelatie, uitbreiding van het klantenbestand, uitbreiding van commerciële contacten (bv. het beantwoorden van e-mails en online contactformulieren), tevredenheidsonderzoeken, het versturen van nieuwsbrieven met betrekking tot de activiteiten van Heylen Vastgoed BV, het doorzenden van klantengegevens naar andere vestigingen van Heylen Vastgoed BV voor administratieve doeleinden, voor het aanleggen van een werfreserve (voor toekomstige aanwerving van personeel).
In de mate dat de persoonsgegevens worden verwerkt voor het verzenden van aankondigingen of berichten naar aanleiding van een eerdere samenwerking, dan worden deze persoonsgegevens bewaard tot maximum vijf jaar na afloop van de contractuele relatie tussen Heylen Vastgoed BV en de klant. De (gewezen) klant heeft in ieder geval steeds het recht om zich kosteloos uit te schrijven indien zij niet langer berichten of aankondigingen van Heylen Vastgoed BV wenst te ontvangen.
Daarnaast worden de persoonsgegevens ook verwerkt aan de hand van camerabewaking in de vestigingen van Heylen Vastgoed BV voor het waarborgen van de veiligheid en gezondheid van haar werknemers, medewerkers en derden die de vestiging(en) van Heylen Vastgoed BV betreden en voor de bescherming van de goederen van de onderneming van Heylen Vastgoed BV. De beelden van de bij Heylen Vastgoed BV geplaatste camera’s worden niet langer bewaard dan één maand tenzij deze beelden een bijdrage kunnen leveren tot het bewijzen van een misdrijf, van schade of van overlast of tot het identificeren van een dader, een verstoorder van de openbare orde, een getuige of een slachtoffer.
V. Welke categorieën van persoonsgegevens worden door Heylen Vastgoed BV verwerkt?
Heylen Vastgoed BV kan de volgende persoonsgegevens verwerken ten behoeve van de onder punt III opgelijste rechtsgronden:
- familienaam;
- voornaam;
- adres;
- gsm en/of telefoonnummer;
- geboortedatum;
- e-mailadres;
- IP-adres;
- afbeeldingen woning;
- camerabeelden;
- burgerlijke staat;
- bezittingen (eigenaar – mede-eigenaar van grond, eigendom of andere bezittingen op grond van nalatenschap dan wel overeenkomst);
- geboorteplaats;
- rijksregisternummer;
- op de website www.heylenvastgoed.be door de bezoeker opgegeven favorieten en voorkeuren;
- surfgedrag van bezoekers op de website www.heylenvastgoed.be;
VI. Wiens persoonsgegevens kan Heylen Vastgoed BV verwerken?
Heylen Vastgoed BV kan persoonsgegevens verwerken van de volgende natuurlijke personen:
- contactpersonen of medewerkers van klanten, prospecten, (onder)aannemers of andere partijen/instanties waarmee Heylen Vastgoed BV in contact staat of een overeenkomst heeft gesloten (bv. expertisebureaus, energiedeskundigen, notariskantoren, overheidsinstanties, advocatenkantoren,…);
- bestuurders van klanten, prospecten, (onder)aannemers/dienstverleners of andere partijen waarmee Heylen Vastgoed BV in contact staat;
- natuurlijke personen die Heylen Vastgoed contacteren via het online contactformulier op de website www.heylenvastgoed.be/nl/contact, via het aanvraagformulier voor een gratis schatting op de website www.heylenvastgoed.be/nl/gratis-schatting, per e-mail, telefoon en/of brief.
- kandidaat-kopers in het kader van een bemiddelingsopdracht voor de verkopende partij;
- kandidaat-huurders in het kader van een bemiddelingsopdracht voor de verhuurder;
- sollicitanten die zich bij Heylen Vastgoed aandienen naar aanleiding van een wervingsprocedure of spontante sollicitatie.
VII. Passende technische en organisatorische maatregelen
Heylen Vastgoed BV is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Heylen Vastgoed BV treft bijgevolg als verwerkingsverantwoordelijke alle passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens van de betrokkene te beschermen tegen toevallige of ongeoorloofde vernietiging, tegen toevallig verlies evenals iedere andere niet toegelaten verwerking van persoonsgegevens.
VIII. Geen onrechtmatige openbaarmaking van persoonsgegevens aan derden
Persoonsgegevens die door Heylen Vastgoed BV worden verwerkt, worden niet zonder geldige reden gedeeld met derden. Een dergelijke geldige reden vormt de situatie waarin de mededeling van persoonsgegevens vereist is voor de uitvoering van de overeenkomst (bv. bij bemiddelingsovereenkomsten met de opdrachtgever).
Persoonsgegevens kunnen ook door Heylen Vastgoed BV worden meegedeeld aan derden om te voldoen aan een wettelijke verplichting (bv. aan overheidsinstanties).
Verder zal Heylen Vastgoed BV de verkregen persoonsgegevens niet openbaar maken aan derden tenzij wanneer dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de volgende doeleinden (cfr. punt III):
- ten behoeve van IT- en netwerkbeveiliging;
- ten behoeve van boekhoudkundige verplichtingen;
- ten behoeve van marketingdoeleinden.
Heylen Vastgoed BV heeft met voornoemde partijen, die kwalificeren als verwerkers, een verwerkersovereenkomst afgesloten waarbij deze verwerker afdoende garanties biedt opdat de verwerking van uw persoonsgegevens aan de vereisten van de Algemene Verordening Gegevensbescherming en de nationale regelgeving voldoet en de bescherming van de uw rechten is gewaarborgd.
IX. Uw rechten
U heeft te allen tijde het recht op kosteloze inzage van uw persoonsgegevens en u kan deze (laten) verbeteren indien ze onjuist of onvolledig zijn.
U heeft daarnaast het recht om toegang te krijgen tot de beelden die van u genomen zijn door de betrokken bewakingscamera in één van de vestiging(en) van Heylen Vastgoed BV. Het verzoek tot toegang bevat evenwel voldoende gedetailleerde aanwijzingen om de betrokken beelden precies te kunnen lokaliseren. Heylen Vastgoed BV kan het verzoek tot kopiename van de betrokken beelden weigeren teneinde de rechten en vrijheden van andere personen die voorkomen op de beelden te waarborgen of ter waarborging van de openbare veiligheid of voorkoming, het onderzoek, opsporing en vervolging van strafbare feiten of de tenuitvoerlegging van straffen, met inbegrip van de bescherming tegen en de voorkoming van gevaren voor de openbare veiligheid en de voorkoming van dergelijke gevaren.
Verder heeft u het recht de gegevens ze laten verwijderen indien hiertoe grond bestaat en de verwerking van uw persoonsgegevens – eveneens indien hiertoe grond bestaat - te laten beperken. U heeft daarbij ook het recht om tegen de verwerking van uw persoonsgegevens bezwaar te maken.
Heylen Vastgoed BV zal op deze rechten ingaan in de mate dit mogelijk is in het licht van de uitvoering van de overeenkomst en/of haar wettelijke verplichtingen.
Indien u zich tot Heylen Vastgoed BV wenst te wenden met het oog op de uitoefening van een concreet recht, verzoekt zij u om de vraag schriftelijk per brief (op het adres van de maatschappelijke zetel van Heylen Vastgoed BV) of per e-mail (GDPR@heylenvastgoed.be) te stellen met opgave van uw domicilieadres en een kopie van de uw identiteitskaart. Op die manier kan Heylen Vastgoed BV nagaan of de vraag gesteld wordt door de persoon die daartoe de juiste hoedanigheid heeft en voorkomen dat de gegevens onrechtmatig worden meegedeeld aan derden.
U heeft te allen tijde het recht een klacht betreffende de verwerking van persoonsgegevens in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit:
Per post op het adres:
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
of online via de website van de Gegevensbeschermingsautoriteit: https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/burger/acties/klacht-indienen.
X. Verplichtingen van de klant/opdrachtgever
Indien de persoonsgegevens door Heylen Vastgoed BV worden verkregen door de klant met wie Heylen Vastgoed BV contact heeft naar aanleiding van een nakende dan wel lopende samenwerking, dan verbindt de klant/opdrachtgever er zich onverwijld toe om de betrokkene(n) wiens persoonsgegevens worden meegedeeld aan Heylen Vastgoed BV in kennis te brengen van onderhavige privacyverklaring van Heylen Vastgoed BV.
XI. Wijzigingen
Heylen Vastgoed BV behoudt zich ten allen tijde het recht voor om onderhavige privacyverklaring te wijzigen. Wijzigingen zullen via de website www.heylenvastgoed.be worden gemeld of, in voorkomend geval, ter kennis worden gebracht per e-mail.
XII. Contact
Indien u een vraag heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens of over onderhavige privacyverklaring van Heylen Vastgoed BV, dan kan u steeds terecht bij Heylen Vastgoed BV op haar zetel:
Grote Markt 10
2200 Herentals
België
Tevens kan u contact opnemen met de Functionaris voor Gegevensbescherming (afgekort: “DPO” van Data Protection Officer”) bij Heylen Vastgoed BV, welke toeziet op het gegevensbeschermingsbeleid binnen Heylen Vastgoed BV. Contactname kan per e-mail dan wel per telefoon: GDPR@heylenvastgoed.be of +32 (0) 800 29 223.